Wanneer je goederen over de grens beweegt, wil je geen discussie over wie de rekening van de transporteur betaalt of wie het risico draagt als een container overboord slaat. Dat is waar de International Commercial Terms om de hoek komen kijken, afgekort als Incoterms. Deze afspraken zijn gepubliceerd door de International Chamber of Commerce (ICC) en vormen de ruggengraat van de wereldwijde handel. Ze zorgen ervoor dat zowel de verkoper als de koper precies weten waar hun verantwoordelijkheden beginnen en eindigen.
Bedrijven gebruiken deze standaard om een universele taal te spreken. Sinds 1 januari 2020 is de versie Incoterms 2020 de geldende norm. Besef wel: dit zijn geen wetten waar je automatisch aan gebonden bent. Het zijn contractuele afspraken. Pas op het moment dat je ze expliciet in je koopovereenkomst opneemt, worden ze bindend. Omdat ze wereldwijd worden herkend, voorkomen ze juridische touwtrekkerij tussen partijen uit verschillende landen.
De vertaling en betekenis van Incoterms
De letterlijke vertaling van de term komt neer op internationale handelstermen. In de praktijk spreken we in Nederland vaak over internationale leveringsvoorwaarden. Het doel van deze termen is simpel: misverstanden in de internationale handel voorkomen. Zonder deze standaard zou een term als levering voor een exporteur in China iets heel anders kunnen betekenen dan voor een importeur in Nederland.
De geschiedenis van deze regels gaat terug naar 1936, toen de ICC de eerste set publiceerde. Sindsdien is de handel complexer geworden en zijn er meerdere updates geweest om aan te sluiten bij moderne logistiek en digitalisering. De huidige versie houdt rekening met de manier waarop we vandaag de dag goederen over de wereld verschepen. Het is cruciaal om te onthouden dat deze termen alleen de levering regelen. Zaken als de overdracht van eigendom, de betalingsvoorwaarden of wat er gebeurt bij een wanprestatie moet je in andere delen van je contract vastleggen.
Welke Incoterms zijn er? Compleet overzicht van alle 11 regels
Er zijn in totaal 11 regels die we onderverdelen in twee duidelijke groepen. De eerste groep bevat zeven regels die je voor elke vorm van transport kunt gebruiken, of je nu per vrachtwagen, trein, vliegtuig of schip levert. De tweede groep bestaat uit vier regels die specifiek zijn bedoeld voor vervoer over water, zoals zeevaart of binnenvaart. De keuze voor een specifieke regel bepaalt direct wie de kosten van het vervoer draagt en op welk punt het risico op schade of verlies overgaat van de verkoper naar de koper.
In de onderstaande tabel zie je de verdeling van de 11 regels.
Incoterm | Volledige naam | Geschikt voor | Risico-overgang |
|---|---|---|---|
EXW | Ex Works | Alle modaliteiten | Bij vertrek vanaf de locatie van de verkoper |
FCA | Free Carrier | Alle modaliteiten | Bij overdracht aan de eerste vervoerder |
CPT | Carriage Paid To | Alle modaliteiten | Bij overdracht aan de eerste vervoerder |
CIP | Carriage and Insurance Paid To | Alle modaliteiten | Bij overdracht aan de eerste vervoerder |
DAP | Delivered at Place | Alle modaliteiten | Op de afgesproken plek van bestemming |
DPU | Delivered at Place Unloaded | Alle modaliteiten | Na lossing op de plek van bestemming |
DDP | Delivered Duty Paid | Alle modaliteiten | Op de afgesproken plek van bestemming |
FAS | Free Alongside Ship | Zee- en binnenvaart | Zodra goederen langs het schip staan |
FOB | Free On Board | Zee- en binnenvaart | Zodra goederen aan boord staan |
CFR | Cost and Freight | Zee- en binnenvaart | Zodra goederen aan boord staan |
CIF | Cost, Insurance and Freight | Zee- en binnenvaart | Zodra goederen aan boord staan |
Incoterms voor alle vervoersvormen (weg, lucht, spoor en zee)
De zeven universele regels zijn ontworpen om flexibel te zijn. Of je nu een pallet met de vrachtwagen naar Duitsland stuurt of een container via de haven van Rotterdam naar de Verenigde Staten, deze termen dekken de lading. Vooral bij containervervoer en multimodaal transport, waarbij verschillende vervoersmiddelen elkaar afwisselen, zijn deze regels de veilige keuze. Ze sluiten beter aan op de logistieke realiteit van moderne haventerminals dan de oude scheepvaarttermen.
Er zit een duidelijke logica in de opbouw. Naarmate de beginletter van de term verder in het alfabet staat, neemt de verkoper meer verantwoordelijkheid op zich. Bij een E-term doet de verkoper het minimale, terwijl bij de D-termen de verkoper bijna het hele logistieke proces regelt en betaalt. Dit systeem helpt ondernemers om snel de impact van een bepaalde leveringsconditie op hun marge en risicoprofiel in te schatten.
Incoterms uitsluitend voor scheepvaart en binnenwaterentransport
De vier specifieke scheepvaarttermen zijn overblijfselen uit een tijd waarin goederen nog los in het ruim van een schip werden getakeld. Ze zijn nog steeds relevant voor bulkgoederen zoals graan, kolen of olie, en voor grote machines die als stukgoed worden vervoerd. Het centrale punt bij deze regels is de haven. De verplichtingen van de partijen zijn direct gekoppeld aan het moment dat de goederen de kade verlaten of aan boord van het schip worden geplaatst.
Een veelgemaakte fout in de logistiek is het gebruik van FOB of CIF voor goederen in containers. Bij containervervoer heb je als verkoper vaak geen invloed op het moment dat de container daadwerkelijk aan boord wordt gehesen; je levert de container af bij een terminal. In dat geval zijn FCA of CIP veel logischer. Het risico gaat daar al over bij de overdracht aan de terminaloperator of de vervoerder, in plaats van pas aan boord van het zeeschip.
Gedetailleerde uitleg van elke Incoterm
Het maken van de juiste keuze begint bij het begrijpen van de nuances tussen de verschillende termen. Elke term heeft een eigen dynamiek die invloed heeft op je dagelijkse operatie, je verzekeringsbehoefte en je douaneformaliteiten. We lopen ze een voor een langs om de scherpe randjes en de voordelen helder te krijgen voor de moderne ondernemer.
EXW – Ex Works
Bij Ex Works doet de verkoper eigenlijk niets meer dan de goederen klaarzetten in zijn eigen magazijn of fabriek. De koper moet vervolgens alles regelen: van het laden van de vrachtwagen tot het regelen van de exportdocumenten, het transport en de invoer in het bestemmingsland. Voor de verkoper lijkt dit de makkelijkste optie, maar er zit een addertje onder het gras. Als je als Nederlandse verkoper goederen exporteert buiten de EU onder EXW, heb je vaak geen officieel bewijs van export omdat de koper het transport regelt. Hierdoor kun je problemen krijgen met de Belastingdienst bij het toepassen van het btw-nultarief. Voor internationale handel is FCA doorgaans een betere keuze.
FCA – Free Carrier
Onder de regel FCA levert de verkoper de goederen aan een vervoerder die door de koper is aangewezen. Dit kan op de locatie van de verkoper zijn (FCA A), waarbij de verkoper de goederen laadt, of op een andere afgesproken locatie zoals een haven of terminal (FCA B). De verkoper regelt hierbij ook de exportafhandeling. Een belangrijke toevoeging in de 2020-versie is dat de koper de vervoerder kan instrueren om een boordconnossement (Bill of Lading) aan de verkoper te geven. Dit is vaak nodig bij betalingen via een Letter of Credit.
FAS – Free Alongside Ship
FAS wordt vooral gebruikt in de wereld van bulk- en stukgoed. De verkoper voldoet aan zijn leveringsplicht wanneer de goederen op de kade, letterlijk langs het schip, staan in de afgesproken haven. De exportafhandeling is voor rekening van de verkoper. Zodra de goederen daar op de kade staan, gaat het risico over op de koper. Hoewel deze term minder vaak voorkomt dan FOB, is hij essentieel voor zware ladingen die niet zomaar aan boord kunnen worden getild zonder specifieke voorbereidingen in de haven.
FOB – Free On Board
FOB is misschien wel de bekendste term, maar wordt ook het vaakst verkeerd gebruikt. De verkoper is verantwoordelijk voor de goederen en de kosten totdat ze daadwerkelijk aan boord van het schip staan. Ook de exportafhandeling hoort hierbij. Het risico gaat pas over op de koper op het moment dat de goederen aan boord zijn. Ondanks de populariteit is FOB niet geschikt voor containers. Je hebt als verkoper namelijk geen controle over de container zodra deze op de terminal staat. Voor containerzendingen is het verstandiger om over te stappen op FCA.
CFR – Cost and Freight
Bij CFR betaalt de verkoper de kosten van het vervoer tot aan de bestemmingshaven. Er is hier echter sprake van een belangrijke splitsing: hoewel de verkoper het transport betaalt, gaat het risico al over op de koper zodra de goederen in de haven van vertrek aan boord van het schip staan. Als er onderweg iets gebeurt op zee, is dat het risico van de koper. Deze term is uitsluitend voor vervoer over water. Voor wie met containers werkt, is CPT het juiste alternatief voor deze constructie.
CIF – Cost, Insurance and Freight
CIF werkt hetzelfde als CFR, met één toevoeging: de verkoper moet ook een transportverzekering afsluiten. Deze verzekering moet minimaal 110% van de factuurwaarde dekken. Volgens de regels is echter slechts een minimale dekking (Institute Cargo Clauses C) verplicht. In de praktijk is dit vaak onvoldoende voor de risico’s die goederen onderweg lopen. Kopers doen er goed aan om te controleren of deze minimale dekking wel volstaat voor hun specifieke producten.
CPT – Carriage Paid To
CPT is de multimodale variant van CFR. De verkoper betaalt de vrachtkosten tot aan de afgesproken bestemming. Het risico gaat echter al over op de koper op het moment dat de goederen worden overgedragen aan de eerste vervoerder. Dit maakt de term uitermate geschikt voor containervervoer en luchtvracht. Omdat de kosten en het risico op verschillende momenten overgaan, is het voor de koper essentieel om te weten wanneer dat risicomoment precies plaatsvindt, zodat hij vanaf dat punt de verzekering kan regelen.
CIP – Carriage and Insurance Paid To
CIP is de uitgebreide versie van CPT waarbij de verkoper ook de verzekering regelt. Een groot verschil met de 2020-update is dat de verzekeringsplicht bij CIP is verhoogd naar een all-risk dekking (Institute Cargo Clauses A). Dit is een veel bredere dekking dan bij de maritieme tegenhanger CIF. CIP is hierdoor de voorkeursoptie voor hoogwaardige goederen die in containers worden vervoerd, omdat het zowel voor de koper als de verkoper de meeste zekerheid biedt tijdens het hele transporttraject.
DAP – Delivered at Place
Bij DAP brengt de verkoper de goederen helemaal tot aan de afgesproken plek van bestemming. De goederen moeten daar klaarstaan om gelost te worden. De verkoper draagt alle kosten en risico’s tot dat punt, maar de invoerrechten en de douaneafhandeling in het bestemmingsland zijn voor de koper. Dit is een zeer populaire term in B2B-handel, omdat de koper vaak beter de weg weet in de lokale douanewetgeving en de btw-afwikkeling in eigen land liever zelf in de hand houdt.
DPU – Delivered at Place Unloaded
DPU verving in 2020 de oude term DAT. Het is de enige regel waarbij de verkoper niet alleen de goederen naar de bestemming brengt, maar ze daar ook daadwerkelijk moet lossen. De naamswijziging was nodig omdat levering niet altijd op een terminal plaatsvindt, maar ook op een bouwplaats of bij een magazijn kan zijn. Het is een zware verplichting voor de verkoper, die vaak alleen zinvol is als de verkoper over eigen materieel beschikt om de goederen veilig te lossen op locatie.
DDP – Delivered Duty Paid
DDP legt de maximale last bij de verkoper. Je levert de goederen af op de bestemming en betaalt alles: transport, verzekering, invoerrechten en zelfs de btw in het land van bestemming. Voor een koper is dit de meest zorgeloze optie, maar voor de verkoper brengt het risico’s met zich mee. Je krijgt te maken met buitenlandse douane-eisen en mogelijk een btw-registratieplicht in een ander land. In de zakelijke handel moet je hier voorzichtig mee zijn vanwege de administratieve complexiteit.
Het verschil tussen de meest vergeleken Incoterms
In de dagelijkse praktijk zien we dat bepaalde termen vaak met elkaar worden verward. Het kiezen van de verkeerde term kan leiden tot onverwachte kostenposten die je marge direct opeten. Door de verschillen scherp te hebben, voorkom je dat je verantwoordelijkheden op je neemt die je niet kunt waarmaken of risico’s loopt die je niet had voorzien.
Wat is het verschil tussen DDP en DAP?
Het cruciale verschil zit in de douane en de belastingen. Bij DDP is de verkoper verantwoordelijk voor de volledige invoer, inclusief het betalen van invoerrechten en lokale belastingen. Bij DAP stopt de verantwoordelijkheid van de verkoper bij het transport naar de locatie; de koper moet vervolgens zelf de douaneformaliteiten afhandelen en de kosten daarvan dragen. DAP is vaak verstandiger voor zakelijke leveringen omdat de koper de lokale regels beter kent en de betaalde btw vaak direct kan verrekenen.
Wat is het verschil tussen EXW en FCA?
Bij EXW hoeft de verkoper de goederen alleen maar klaar te zetten, maar bij FCA regelt de verkoper ook de exportdocumentatie. Dit lijkt een klein detail, maar het heeft grote gevolgen voor de btw. Zonder bewijs van export mag je geen nultarief rekenen, en bij EXW ben je daarvoor volledig afhankelijk van de koper. Daarnaast gaat bij EXW het risico al over in je eigen magazijn, terwijl dat bij FCA pas gebeurt bij overdracht aan de transporteur. Voor bijna alle internationale zendingen is FCA de veiligere keuze.
Hoe kies je de juiste Incoterm voor jouw situatie?
De juiste keuze hangt af van hoeveel controle je wilt houden over de logistieke keten en hoeveel risico je bereid bent te dragen. Vraag jezelf af wie de beste contacten heeft met transporteurs op een bepaald traject en wie de meeste ervaring heeft met de douane in het land van bestemming. Als je goederen naar een land stuurt waar de douane grillig is, wil je misschien liever als DAP leveren zodat de koper de lokale hindernissen neemt.
Let ook op de meest gemaakte fouten. Gebruik geen FOB voor je container vanuit China als je de container simpelweg bij de terminal aflevert. Vergeet ook niet dat de gekozen term altijd expliciet in je contract moet staan, inclusief de locatie en de jaartalversie. Een vermelding als FOB Rotterdam, Incoterms 2020 laat geen ruimte voor interpretatie. Zonder deze toevoeging is het juridisch onduidelijk welke regels er precies gelden bij een geschil.
Wat regelt een Incoterm wel en niet?
Het is een veelvoorkomend misverstand dat een leveringsconditie alles in een transactie regelt. Incoterms bepalen de verdeling van de transportkosten, het moment van risico-overgang en wie de export- of importdocumenten regelt. Ze zeggen echter niets over wanneer de eigendom van de goederen overgaat van verkoper naar koper. Ook de betalingsvoorwaarden, zoals de termijn waarbinnen een factuur voldaan moet zijn, vallen buiten deze regels. Je moet deze zaken apart vastleggen in je algemene voorwaarden of je koopcontract.
Incoterms en transportverzekering
Slechts twee termen verplichten de verkoper om een verzekering af te sluiten: CIF en CIP. Sinds de update van 2020 is er een belangrijk verschil tussen deze twee. Waar bij CIF nog steeds een minimale dekking volstaat, is bij CIP nu een all-risk verzekering de standaard. Voor alle andere negen termen geldt dat er geen verplichting is, maar dat betekent niet dat een verzekering overbodig is. Het is altijd verstandig om te kijken wie op welk moment het risico draagt en of die partij de schade kan dragen als er iets misgaat tijdens het transport.
Incoterms 2020: de belangrijkste wijzigingen
De overstap van de 2010 naar de 2020 versie bracht een handvol belangrijke verbeteringen met zich mee die de handel soepeler moeten maken. De meest zichtbare verandering is de transformatie van DAT naar DPU, waardoor levering op elke gewenste plek inclusief lossing mogelijk werd. Dit gaf meer flexibiliteit aan partijen die niet op een traditionele terminal leveren.
Daarnaast is er meer aandacht gekomen voor veiligheidseisen bij het transport en zijn de regels rondom eigen vervoer verduidelijkt. Voorheen gingen de regels er vaak vanuit dat er een externe transporteur werd ingeschakeld, maar nu voorzien FCA, DAP, DPU en DDP ook in situaties waarin een koper of verkoper met eigen vrachtwagens de goederen vervoert. Ook de optie bij FCA voor een Bill of Lading met een boordnotatie heeft veel praktische problemen bij bancaire afwikkelingen opgelost.
Veelgestelde vragen over incoterms
In de internationale logistiek duiken dezelfde vragen vaak op. Hieronder vind je de antwoorden op de meest essentiële kwesties rondom leveringsvoorwaarden.
Welke incoterms zijn er?
Er zijn in totaal 11 regels binnen de Incoterms 2020. Voor alle vervoersmodaliteiten zijn dit EXW, FCA, CPT, CIP, DPU, DAP en DDP. Voor specifiek vervoer over water gelden FAS, FOB, CFR en CIF. Deze regels zijn opgesteld door de ICC om de internationale handel te stroomlijnen. Het is verstandig om altijd de 2020-versie in je contracten te vermelden om gebruik te maken van de meest actuele standaarden.
Wat betekent incoterm?
Incoterm is een afkorting voor International Commercial Term. Het zijn gestandaardiseerde afspraken die wereldwijd worden gebruikt om vast te leggen wie verantwoordelijk is voor de kosten, de risico’s en de logistieke formaliteiten bij de levering van goederen. Het zijn geen wetten, maar contractuele afspraken die partijen vrijwillig kiezen. Door een specifieke term te gebruiken, weten koper en verkoper precies waar hun verplichtingen liggen.
Wat is het verschil tussen DDP en DAP?
Bij DDP neemt de verkoper alle verantwoordelijkheid op zich, inclusief de afhandeling van de invoer en het betalen van invoerrechten en belastingen in het land van de koper. Bij DAP levert de verkoper de goederen weliswaar af op de gewenste locatie, maar moet de koper zelf de douane-inklaring regelen en de bijbehorende kosten betalen. In de zakelijke handel geniet DAP vaak de voorkeur omdat het de koper controle geeft over de invoer en de btw-verwerking in eigen land.
Wat is het verschil tussen EXW en FCA?
Onder EXW moet de koper de goederen ophalen bij de verkoper en zelf alle exportformaliteiten regelen. Bij FCA levert de verkoper de goederen af bij de vervoerder en zorgt hij ook voor de benodigde exportdocumentatie. FCA is in de internationale handel bijna altijd de betere keuze, omdat de verkoper zo controle houdt over de bewijslast voor het btw-nultarief en het risico pas overgaat op het moment dat de goederen aan de transporteur worden overhandigd.
Logistiek en leveringsvoorwaarden kunnen aanvoelen als een doolhof, maar ze vormen de basis van een gezonde internationale business. Als je zorgt dat je afspraken helder op papier staan, houd je de focus op wat echt telt: het bouwen van een sterk merk. Heb je vragen over hoe je jouw merkvisie vertaalt naar een professionele uitstraling op internationale platforms, dan denken we graag met je mee. Neem gerust contact op om te sparren over de volgende stap voor jouw onderneming.
